Administrative Assistant (Luxembourg)

CTG IT Solutions est la société du Groupe CTG dédiée exclusivement aux Institutions Européennes.

Aujourd’hui nous employons plus de 300 consultants IT qui travaillent principalement pour les Institutions suivantes : Parlement Européen, Commission Européenne, Cour de Justice de l’Union Européenne, Comité des Régions, Banque Européenne d’Investissement basées au Luxembourg, Bruxelles et Strasbourg. Certifiés et labélisés Best Workplace, nous prônons la multi-culturalité, le suivi régulier et la communication ouverte.

Le Groupe CTG compte plus de 3.300 consultants IT à travers le monde, dont 1200 en Europe.

Vous rejoindrez l’équipe Office basée à Bertrange (Luxembourg), composée de 16 personnes, pour prendre en charge les missions suivantes :

• Vous jouez un rôle en tant que support dans la gestion complète des contrats, englobant lextraction de données, la validation, lencodage, le dispatching, la préparation des offres, et le respect strict des échéances.
• Vous effectuez une vérification minutieuse des CVs reçus avant de les envoyer au client.
• Vous assurez que les contrats sont signés dans les délais impartis et suivez les procédures spécifiques ainsi que les exigences documentaires.
• En conformité avec les exigences contractuelles, vous préparez et soumettez les documents nécessaires de manière professionnelle et efficace.
• Vous jouez un rôle actif dans la réponse aux appels doffres, contribuant ainsi de manière significative au processus.
• En étroite collaboration avec la/le HR Manager du contrat, vous assurez le suivi du staffing, traitant les nouvelles requêtes, les transferts de consultants, les fins de contrat et les remplacements.
• Vous collaborez étroitement avec les départements administratifs et de recrutement, assurant la communication sur les nouveaux postes, le suivi des candidatures, le support pour les attestations demploi, les contrats avec les sous-traitants/freelance, linformation pour la création des nouveaux employés, ainsi que le contrôle de lapplication de gestion des temps (Timesheet) et des notes de frais des employés.
• Vous êtes responsable du suivi du Plan de Formation (Training Plan) du personnel, travaillant en étroite collaboration avec les responsables des ressources humaines pour garantir le développement continu des compétences nécessaires.

Votre profile

• Vous êtes titulaire d’un diplôme administratif/en finance
• Vous disposez d’une première expérience significative dans une fonction similaire
• Vous maîtrisez les outils du Pack Office
• Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre polyvalence et votre esprit logique
• Vous êtes autonome dans vos missions et aimez travailler en équipe
• Vous êtes orienté(e) solutions et vous avez de très bonnes capacités de communication, en anglais comme en français
• Flexibilité pour sadapter aux changements et aux exigences variables.
• Rigueur dans le suivi des procédures et des délais
• Vous disposez d’un intérêt pour l’IT

Notre offre

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein
• Des avantages extra légaux : voiture de société possible, chèques repas, jours de congés d’ancienneté, Plan PC, …
• Des évènements réguliers : learning lunchs, team buildings, staff meetings, …
• Une culture d’entreprise basée sur le respect et l’engagement