Gestionnaire documentaire (m/f) (réf. E00029793)

Ministère de la Fonction publique - Département ministériel

• Le Ministère de la Fonction publique cherche une personne pour renforcer temporairement son secrétariat général en assurant des tâches quotidiennes telles que la gestion du courrier, la numérisation de documents, l’assistance administrative aux unités organisationnelles, le support aux tâches d’archivage ainsi que la prise en charge d’appels téléphoniques.

• En tant que gestionnaire documentaire vous assurez les missions suivantes :
  • Gestion du courrier entrant et sortant :
    • Vous réceptionnez, triez et indexez le courrier dans la GED (gestion électronique des documents);
    • Vous attribuez les courriers aux gestionnaires et vous établissez quotidiennement un relevé du courrier entrant;
    • Vous mettez sous enveloppe le courrier signé pour envoi et vous envoyez complémentairement divers courriers par voie électronique;
    • Vous numérisez et indexez les documents et courriels de toute nature;
    • Vous travaillez en collaboration avec l’Administrateur métier local (AML) de la GED :
      • Vous soutenez les utilisateurs en cas de questions;
      • Vous remontez les incidents et problèmes rencontrés par les utilisateurs de l’administration (plan de classement, métadonnées, types de documents, etc.);
      • Vous veillez à la bonne utilisation du plan de classement.
  • Assistance aux unités organisationnelles :
    • Vous soutenez les utilisateurs internes pour toute question en relation avec le traitement du courrier;
    • Vous préparez divers dossiers administratifs;
    • Vous gérez le suivi et la qualité des dossiers;
    • Vous assurez une assistance au niveau de laccueil téléphonique du secrétariat général, du service juridique et de la commission des pensions.
  • Archivage :
    • Vous assistez l’archiviste dans la gestion de la documentation et de l’archivage :
      • Vous encodez des données relatives aux archives intermédiaires;
      • Vous aidez à préparer les versements et les destructions des dossiers;
      • Vous assistez à l’archiviste pour la mise en œuvre des procédures.

Compétences techniques

• Vous maîtrisez les outils informatiques courants (MS Office) et vous avez une capacité à maîtriser rapidement des logiciels informatiques spécifiques à la fonction (p. ex. gestion électronique des documents) ou tout autre outil technique et logiciel susceptible d’être utilisé dans l’exercice de la fonction;
• Vous avez une bonne connaissance des fonctionnalités des plateformes de gestion électronique de documents et de case management.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• Sorganiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve douverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• Sautodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• Simpliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Poste demployé de lÉtat

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Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe dindemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.