Administrative Assistant

LA CHAMBRE DE COMMERCE, SE PROPOSE D’ENGAGER POUR LE DOMAINE D’ACTIVITES ENTREPRENEURSHIP

1 ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/F/X)

à temps plein et à durée indéterminée (CDI)

La Chambre de Commerce est l’institution phare des entreprises et de l’économie du Luxembourg, regroupant l’ensemble des entreprises luxembourgeoises exerçant des activités industrielles, commerciales, financières, de services et émanant du secteur de l’Horeca. Elle représente aujourd’hui quelques 90.000 entreprises, intervenant à raison de 80% dans le PIB luxembourgeois et occupant 75% du total de l’emploi salarié. La promotion de l’entrepreneuriat et de l’esprit d’entreprise, le soutien au développement et à l’internationalisation des entreprises, le développement de la formation professionnelle initiale et continue ou encore la promotion d’un cadre législatif et réglementaire propice au développement économique constituent quelques missions légales clés de cet établissement public au service des entreprises et de l’économie.

VOTRE MISSION :

Au sein de l’équipe « Export Development » de la House of Entrepreneurship , vous serez amené(e) à effectuer les missions suivantes :

1) Assister les entreprises dans leurs démarches liées à l’exportation et à la sécurisation des échanges (carnets ATA, certificats d’origine, légalisation de documents, produits d’identification électroniques, etc.) :

• Répondre aux questions des clients et les informer des procédures ;
• Gérer les demandes entrantes des clients ;
• Exécuter les démarches en conformité avec les procédures établies et faire un suivi adéquat pour les dossiers incomplets ;
• Communiquer avec les partenaires/fournisseurs clés pour assurer un service continu ;
• Assurer le suivi administratif et logistique au sein du service (reporting, classement et archivage, suivi qualité, gestion stocks, etc.)
• Assister le responsable et les collaborateurs du service au quotidien ainsi que dans l’exécution de tâches et missions ponctuelles.

2) Apporter un support administratif et téléphonique pour les équipes de la House of Entrepreneurship :

• Assurer le support téléphonique pour d’autres équipes;
• Gérer les salles au sein du bâtiment ;
• Réaliser d’autres missions ponctuelles au besoin.

VOTRE PROFIL :

• se prévaloir d’une première expérience professionnelle pertinente (ou au minimum avoir réalisé un apprentissage, un stage ou une formation en alternance dans une position similaire) ;
• être doté d’un sens du service développé et avoir un très bon contact client permettant de fournir un service client de haute qualité ;
• savoir communiquer efficacement en équipe ;
• être proactif et curieux;
• être organisé, méthodique et rigoureux et être capable de travailler sur plusieurs tâches au quotidien ;
• être capable de s’adapter au changement assez facilement ;
• disposer de bonnes facultés d’expression écrite et orale des langues française et anglaise, la maîtrise de la langue luxembourgeoise et allemande est considérée comme un atout certain;
• utiliser couramment les outils informatiques MS Office et être à l’aise avec l’utilisation simultanée de plusieurs autres outils digitaux ;

Nous offrons :

• un contrat de travail à durée indéterminée
• un travail varié au quotidien, avec de multiples facettes, au contact de toutes les équipes de la House of Entrepreneurship
• un contact direct avec des entrepreneurs mais aussi des entreprises luxembourgeoises de renommée
• un cadre de travail stimulant au sein d’une équipe jeune et dynamique, en constante évolution
• une rémunération attrayante en relation avec votre formation et votre expérience actuelle ainsi que vos qualités professionnelles
• un encadrement adapté à vos compétences, des offres de formation ainsi que des perspectives de carrière intéressantes

Toute candidature est traitée dans la plus stricte confidentialité.