Assistant de communication et des relations publiques (m/f)

Ladministration communale se propose de recruter pour les besoins des Théâtres de la Ville, un assistant de communication et des relations publiques (m/f), dans le régime du salarié, à plein temps, sous contrat à durée indéterminée et rémunéré par analogie au « groupe d’indemnité C1, sous-groupe administratif » de l’employé communal.

a) Conditions dadmissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• être titulaire d’un diplôme d’aptitude professionnelle (DAP/CATP) division administrative et commerciale ou d’un certificat étranger reconnu équivalent par le ministre de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

b) Missions et tâches :

Missions :

Assister le département « Communication et relations publiques » des Théâtres de la Ville ainsi que le/la responsable au niveau des tâches administratives et des tâches de secrétariat.

Tâches :

Assistance du département :

• suivi et veille sur l’envoi des annonces dans le respect du plan média transmis par le/la chargé(e) de communication ;
• lecture de la presse et des médias préalablement définis, tenue et archivage de la revue de presse nationale et internationale ainsi que des publications des Théâtres (brochures, programmes de salle, flyers, etc.) ;
• organisation de la livraison des programmes de salles, flyers et autres publications ;
• organisation et actualisation de l’affichage interne et des présentoirs ;
• gestion de la distribution des supports promotionnels (brochures de saison, flyers…) ;
• assistance du département dans la recherche de collaborations avec des associations et autres ;
• accueil des visiteurs et permanences certains soirs de représentations, en alternance avec les membres du département ;
• participation aux réunions hebdomadaires du département.

Secrétariat de département :

• gestion des appels téléphoniques entrants et sortants du département ;
• gestion administrative du courrier entrant et sortant (réception, rédaction et transmission des courriers et courriels, mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi des invitations, « save the date », ...) ;
• accueil et orientation des personnes selon leur demande ;
• mise à jour des fichiers d’adresses nationaux et internationaux ;
• gestion de l’adresse mail
• saisie des documents numériques ;
• classement des documents, informations et fonds documentaires.

Assistance du/de la responsable du département :

• gestion du calendrier et des rendez-vous ;
• planification des réunions, envoi des ordres du jour et élaboration des rapports de réunion ;
• organisation des voyages de service ;
• élaboration, adaptation et optimisation du planning.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification.

c) Profil

Pour pouvoir assurer sa mission, le/la candidat(e) doit :

• être disposé(e) à travailler, occasionnellement, selon des horaires irréguliers ;
• disposer de bonnes capacités rédactionnelles et informatiques (MS Office);
• être doté(e) des compétences sociales suivantes:
• rigueur, bon esprit d’organisation et de coordination ;
• esprit d’initiative ;
• bonne faculté de communication et de travail en équipe ;
• sens des responsabilités ;

Est considéré comme atouts :

• une expérience professionnelle dans un domaine comparable.